Purchase order (PO) adalah dokumen penting dalam proses pembelian barang dan jasa. PO merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual untuk mengonfirmasi transaksi dan detail pembelian.
Meskipun terdengar sederhana, pembuatan PO yang akurat sangatlah krusial untuk menjaga kelancaran operasional bisnis dan meminimalkan kesalahan dalam proses pengadaan.
Lantas, bagaimana cara membuat purchase order yang benar? Simak penjelasan berikut untuk memahami seluk-beluk dokumen ini.
Apa Itu Purchase Order?
Purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang digunakan dalam proses pembelian barang atau jasa dari pemasok. Dokumen ini berfungsi sebagai kontrak tertulis antara pembeli dan penjual, memuat detail transaksi seperti jenis produk atau jasa, kuantitas, harga, serta syarat pembayaran.
PO berperan untuk memastikan bahwa semua pihak terkait memahami dan menyetujui persyaratan pembelian. Dengan dokumen ini, pembeli dapat memantau pesanan, mengelola inventaris, dan mempermudah pengaturan pembayaran.
Manfaat Purchase Order
Penggunaan purchase order dalam bisnis memberikan banyak keuntungan. Berikut adalah beberapa manfaat dari PO:
- Memantau Status Pesanan: Dengan PO, pemantauan terhadap status pesanan menjadi lebih mudah. PO membantu mendeteksi dan menyelesaikan kendala seperti keterlambatan atau ketidaksesuaian.
- Memperjelas Pesanan: PO mendokumentasikan detail pesanan secara lengkap, seperti barang yang dipesan, jumlah, harga, dan syarat pengiriman, sehingga mengurangi risiko kesalahan atau kebingungan.
- Mempercepat Proses Akuntansi: PO yang terstruktur dengan baik mempercepat proses persetujuan dan verifikasi pembayaran, meningkatkan efisiensi operasional perusahaan.
- Menyediakan Bukti Formal: PO berfungsi sebagai bukti legal antara pembeli dan pemasok, yang bisa digunakan untuk menyelesaikan perselisihan atau masalah transaksi.
- Mengelola Inventaris dengan Lebih Baik: Dokumen ini membantu dalam pengelolaan inventaris, sehingga alur stok dan kebutuhan barang dapat lebih terkendali.
Perbedaan Purchase Order dan Invoice
Seringkali, purchase order (PO) dan invoice dianggap serupa karena keduanya digunakan dalam proses transaksi. Namun, fungsinya sangat berbeda:
- Purchase Order (PO): Dikeluarkan oleh pembeli untuk memesan barang atau jasa dari pemasok. PO mencantumkan detail pesanan seperti jenis produk, jumlah, harga, dan syarat pengiriman, serta berfungsi sebagai konfirmasi pembelian.
- Invoice: Dikeluarkan oleh penjual untuk menagih pembayaran setelah barang atau jasa dikirimkan. Invoice berisi informasi tentang barang atau jasa yang telah diberikan, jumlah yang harus dibayar, dan tanggal jatuh tempo pembayaran.Singkatnya, PO digunakan untuk mengonfirmasi transaksi pembelian, sedangkan invoice digunakan untuk penagihan setelah pengiriman barang atau jasa.
Cara Membuat Purchase Order
Membuat dokumen PO memerlukan ketelitian dan format yang jelas. Berikut langkah-langkah membuat PO yang lengkap:
- Header Dokumen: Cantumkan informasi perusahaan Anda dan pemasok, nomor PO, serta tanggal pembuatan dokumen.
- Rincian Pesanan: Jelaskan barang atau jasa yang dipesan, termasuk deskripsi, kuantitas, harga per unit, dan total harga.
- Syarat Pengiriman: Tentukan metode pengiriman, lokasi pengiriman, dan waktu pengiriman yang diinginkan.
- Syarat Pembayaran: Sertakan ketentuan pembayaran yang disepakati, seperti metode, tanggal jatuh tempo, dan diskon yang berlaku.
- Klausul Tambahan: Jika ada syarat khusus, seperti garansi atau layanan tambahan, cantumkan dalam bagian ini.
- Tanda Tangan: Tambahkan ruang untuk tanda tangan kedua belah pihak, sebagai tanda persetujuan atas rincian yang tercantum.
Dengan memahami proses dan pentingnya dokumen purchase order, Anda bisa memastikan pengelolaan pembelian yang lebih efektif dan efisien di perusahaan Anda.
